Los documentos son la manera más eficiente de establecer la comunicación entre organizaciones, dentro de una misma institución o de una persona a un ente, y es que al quedar por escrito se garantiza que la información llegue a la parte interesada, ya que de manera verbal es mucho lo que se puede decir, pero en realidad es poco lo que se hace.
Documentos como la solicitud y el oficio, aunque pueden tener entre sí ciertas similitudes, no siempre resulta correcto emplear los dos términos para la misma situación, por ello hoy traemos las diferencias que existen entre ambos, para facilitar su uso apropiado en la cotidianidad de una organización.
¿Qué es una Solicitud?
Una solicitud deriva del verbo solicitar, que se refiere a pedir algo; pero éste término posee cierta formalidad en la petición que se realiza, ya que no va dirigido a personas allegadas sino a instituciones o personas de un rango superior.
Por lo tanto, se conoce como solicitud a un documento por medio del que se busca obtener un beneficio de parte de a quién va dirigido. Es de carácter formal, y su redacción está hecha de manera acorde con el organismo que la recibirá y con la petición a realizar.
Por lo general, una solicitud de cualquier índole suele interesar más a quien la realiza que a la otra parte, que es quien la recibe; ya que obedece a un orden jerárquico, en el que el ente superior posee algo o tiene la potestad de conceder lo requerido, pero depende de su propio criterio la decisión de cederlo o no, según sus propios intereses. Mientras que el solicitante, se encuentra en una posición de inferioridad, por lo que existe cierta dependencia del otro para cumplir su propósito.
Las solicitudes pueden ser variadas, entre las que encontramos la solicitud de empleo, en la que se expone el deseo de formar parte de cierta organización empresarial y se hace hincapié en las capacidades y méritos que se tienen para la postulación a un cargo.
También, resultan muy comunes las solicitudes de documentos oficiales, que son aquellas que realiza un ciudadano al Estado, tal como la partida de nacimiento, el pasaporte, acta de matrimonio, entre otras. Para ellas los órganos competentes tienen un formulario que el solicitante debe llenar y pasado un tiempo establecido por la autoridad, se hace entrega de la petición.
Igualmente, encontramos solicitudes de permiso dentro de una empresa, compañía u organización, en la que los empleados, redactan un documento en el que exponen razones para ausentarse de sus labores por un período de tiempo limitado.
¿Qué es un Oficio?
Un oficio es un documento a través del cual las instituciones u organizaciones comunican a sus miembros o a otros entes de igual categoría, sus disposiciones o gestión. El oficio es empleado para hacer llegar además felicitaciones y agradecimientos, así como también sirve para hacer llegar órdenes, instrucciones y recomendaciones entre departamentos en igualdad de condiciones o de un ente superior a sus subordinados.
El oficio forma parte de la forma de comunicación escrita que se da en la cotidianidad de instituciones como oficinas de gobierno, embajadas, empresas, colegios, sindicatos, entre otros.
La estructura de un oficio le brinda formalidad al mismo, y es que debe llevar un membrete que identifique el órgano que lo emite, el lugar y la fecha, todo ello en la parte superior. Seguidamente, contiene la numeración para el registro de expedición, el destinatario y el asunto. Luego se redacta el motivo del documento iniciando de manera cortés y con un mensaje corto, preciso y conciso. Nuevamente, en la despedida se coloca una frase de cortesía y la firma, nombre y apellido del responsable que la emite, acompañada del sello del departamento.
Diferencia entre Solicitud y Oficio
- La intención de una solicitud es la de realizar una petición a una organización, mientras que un oficio es un documento que sirve para establecer una comunicación entre personas de una misma empresa o de organizaciones públicas para su correcto funcionamiento.
- Un oficio puede ser emitido por una autoridad dentro de una institución para comunicar algo a sus subordinados, o entre departamentos sin jerarquización. Por su parte, una solicitud viene dada de un subordinado a una autoridad.
- La solicitud puede ser una redacción elaborada por el solicitante en la que expone su petición, pero por lo general es llenada a manera de formulario, sobre todo en departamentos del Estado. En cambio, el oficio posee una estructura formal, en la que se redacta la motivación del documento.